airr的天馬行空

我高中時代的知己好友，個性很急驚風，相較於她，我就像個慢郎中，時常都是好整以暇地處理事情，然後忙到最後一刻。我屬於「反正我最後事情會做完，所以不會提早做完不斷檢視」的那一種，她屬於「反正早做晚做都要做，早點做還可以檢查看看有沒有錯誤～」的那種。從西藏行的準備來看就可以知道。前一次我兩出國，是兩個都去過的香港，沒有特別想去的地方，沒有非走不可的行程，所以我們沒有特別排行程，沒有特別討論過什麼，最認真的就是找便宜機票＆訂到便宜的高級飯店，不過基本上我們都是那種，出遊會做功課以及行前準備的人，結果這次西藏出遊我就深刻地發現我跟他在做資料準備上的不同.............她提早一個月把所有行程細節都打成一本手冊，但是我兩次日本自由行，都是很早開始找資訊，時刻腦海會不斷地思考我想要什麼，但是一直到了出門那天才勉強算是排定好行程，且出門後每天都還微微調整行程，還有行李還出門前一天才開始打包，隨性至極（不過西藏不能這樣準備就是了～），所以我想我天生神經大條，心臟也大顆。

記得當初碩士論文的波波獸，也是碩二下學期期中才真的找好指導老師，接著暑假還一路玩瘋，跟系上的活動去大陸參訪，直到8月底在系辦遇到老師，跟老師聊得很開心，老師問我論文進度，沒寫東西還講得頭頭是道似的，接著老師話峰一轉突然說，既然差不多了，就來訂時間吧！我大氣不敢吭一聲，時間一訂就是10月中，我只能利用短短一個月把研究計畫趕出來，還遇到研究案期末報告的意見回覆與修正，真的是不知道自己到底是怎樣完成的，最後的final，我的指導老師比我心臟還大顆，一路都說不用給他進度，甚至我交給他，他還悠哉由哉地拖了2天才打開來看，然後大驚！發現我居然完全沒介紹個案（這部份我其實一直覺得要做，但是嫌麻煩，在msn上問過老師，老師應該誤會我的意思，說出了不用做，我就在，明明覺得那很重要，卻忽略他重要性的狀況下把自己逼到了絕境）在要繳出去的前2天晚上10點多才接到老師電話，老師口氣很沈重地要我隔天上午去找他，看看可以怎樣解決，瞬間覺得心情超沈重，朋友陪我離開研究室去坐車時，我一邊走一邊都快哭了，結果隔天花了整整8小時的時間，定在電腦前，居然趕出一整個章節的個案介紹，拿去給老師看時，老師自己反而嚇一跳，說：「我原本覺得不可能趕出來的，想說沒有就算了！」真是讓我欲哭無淚，想說沒有不行，硬是趕出來～現在想想我真的是，在需要有定力時，我可以一連好幾小時都很專注，且腦筋都還會特別清晰，做事更加明快。

（讀者開始抗議，不是自我評鑑紀實嘛！！！）

這一次的自我評鑑，因為在6月，通常我下學期會特別特別忙，手上的事情特別多，還有大比賽要處理，也要協助系上的大活動，所以4.5月都忙碌不堪，想到6月要舉辦自我評鑑就覺得頭痛，再加上學校不知道為什麼非要在這麼忙碌的時刻，把改科大訪視也加進來一起攪和，原訂6月要考的資格考，我清楚地知道已經無望，默默地就延期了（嘆）。但是因為學校一直以來的習慣就是，針對一些細節其實很喜歡掌控在手裡，相對於以前求學時在國立大學感受到的自由學風、系科自主，我著實很不習慣，但是就因為4.5月太忙碌，又塞了改科大訪視瞎攪和，對於自評的執行細節，一直都是有聽聞「會有細節」，但是「細節如何」，卻在改科大訪視宣布暫緩後一陣子才開始陸續有消息，原先今年的4月很想出門賞櫻，但是主任希望為了訪視與評鑑，暫時不要在學期中請假，所以我也只好默默地跟賞櫻夢say goodbye，一路就這樣到了評鑑前10天，我才發現真的很不妙，我們真是要啥沒啥，我同事還要忙國貿大會考的準備工作，加以學期中的各大活動，根本已經無力分心，加上她懷孕應該要多加休息卻無法休息，本次懷孕總是讓人跟著她一起心驚膽跳，所以也不敢一直驚動她，然後一直仰賴且心臟比我還大顆的主任，因為師母開刀而必須分心照顧師母，我突然驚覺很不妙，發現不接手一些細節可能撐不過去，就開始進入備戰狀態，放出去的線開始收，並且檢視細節，思索活動到底應該怎樣走，並且指揮工讀生佐證資料的製作，開啟了連續2周沒放假到學校加班，然後晚上也一天比一天晚下班的日子。

這次評鑑在兵荒馬亂之際能順利結束有以下幾個重點在有形無形之間被掌握到了，讓我們更省時省力，為了大家著想（咦？！），來分享一下

新資訊工具的使用

臉書真的是在最後的準備工作中，提供了很大協助的「工具」。2年前的評鑑因為學校很早就開始處處提醒，所以我們分工明確井然有序，只是累了點，但是這一次的混亂讓我決定要建立一個工作的資訊平台，結果這一次它成了我們工作團隊互相交換意見、資訊、提醒大小事情、掌握進度的好物，也讓我們在短短的10天中，可以迅速提供資源給其他人，並且做出資訊整合的工作，同時又因為社團建立有其隱密性，故也不需擔心資訊的外流，真的很方便，且社團的貼文，可以讓人掌握到有哪些人看到資訊，如果有人還沒看到，還可以加以提醒，光這一功能就真的是很方便。且對於「檔案」「照片」有妥善分類，可以方便尋找每一個人上傳的檔案。

妥善進行人力配置

先說明，我們這次人力配置，在「當日工讀生」的部份是有思索過的配置，有達到妥善進行人力配置，但是佐證資料的彙整、評鑑資料表的撰寫與排版、展示攤位的佈置，這個部分因為種種原因，人力配置並無法達到良好，所以變成系辦人力上很吃緊，幾乎靠3個工讀生扛下，2個系秘書也分身乏術，除了我沒有過端午連假，還熬了好幾次夜做事情，甚至有一天還天亮說晚安，主任也是在一邊照顧師母一邊還要下海做評鑑準備，所以這段時間我更是強烈地覺得，應該要妥善地分工，才不會讓重擔只在幾個人身上，甚至在最後很多事情已經拉警報，大家都分身乏術，變成只能期待「有能之人」扛下的狀況。

除了事情準備人力吃緊外，當天系上很多學生去參加了電腦展實習、系上送舊活動等，因此平時可以來幫忙的學生多半無法協助，因此經過思索，將工作時間以及工作內容做出劃分，不強求當日協助的工讀生要從早待到晚，但是依照工作內容排定時段分配人力，並找出一個總控的負責學生，能夠清楚傳達工作內容的，真的省力很多，當天我將工讀生的需求除按照時間之外，也按工作內容分成3個部分來安排，且「大膽啟用有口碑但沒有實際幫過系辦工作的學生」，將每一個工讀生要做的事情盡量簡化，加以找來總控的學生可以清楚表達，結果是真的就是滿順利的，因此，人力的妥善配置第一要點就是「簡化工作內容，避免不必要的人力浪費」。其次是「信任學生能力，放手讓學生進一步掌握工作」，記得碩士畢業時，有一位老師對我讚譽有加，說我辦事能力很好，想知道老王怎樣訓練我的，我當時開玩笑地回答：「老王對我最好的訓練就是不管我阿～～」那位老師一聽嚇了一跳。雖然開玩笑說老師不理我，但是事實是，老師很信任我，給了我一定的裁量權，所以我很好去施展，因此我也會以這樣的方式帶學生做事情，所以哪一天有哪個學生遇到了我只說了工作內容就不理你，其實不是我不管你不關心你，而是我超信任你阿～～（是嘛？！？！）

平時燒好香（？）建立人脈

關於這個部分，我要說的有二，首先是工友大哥姊的援助，其次是學生的協助。平時我就是個有禮貌的好小孩，剛到致理一切不懂時，我遇到需要工友大哥大姊幫忙時，我一定會親自致電詢問我該怎樣做會讓他們好做事？！並且在準備每一件事情，都會先想好「我要怎樣才能清楚傳達我的需求，降低工友協助的麻煩？」在他們給予協助時，我一定不會吝於讚美與感謝，並且會親自到他們跟前謝謝他們，平時在路上遇見，我也一定會向他們打招呼，不是基於任何目的，而是習慣，但是這一切卻在我有所需要時，獲得很多幫助。

例如本次自評，為了讓工友大哥可以理解我的需求，我事先製作配置圖、需求表，並且印製出來給工友先生參考，結果在前2天時不時都有人來跟我說：「你要自己去協調唷！工友都忙壞了，可能無法幫你協調你需要的桌子展版」或是「他們應該沒時間來幫你清空5樓」讓我心頭甚是緊張，自評前一天上午致電確認當天晚上可以給我們，讓我安心不少，結果到了下午4點，所有我需要的東西就這樣搬來給我，甚至還出現了漂亮桌巾，當下我馬上向幫我清空5樓以及搬展版、桌子過來的大哥致謝，謝謝他們比我預想得還要早把東西送過來，讓我可以及早準備。

接著是，平時不吝於與學生產生連結，並且將學生的事情當做自己的事情，傾聽、理解、協助，不過同樣的，這些付出都不是基於任何有目的的原因，只是一種習慣，但是也在這個時候展現了能量。在自己非常忙碌的情況下，要分心攤位設計、又要思索攤位展示的解說，真的一個頭兩個大，幸好我遇到許多學生，在我需要時，為我不吝惜地付出。不管是凌晨3.4點還在臉書上跟我討論設計圖的kiki，或是凌晨2點多只因為我急著要照片原始檔，還是撐著幫我找出照片的凱文，還有每一個來幫我做攤位解說的學生，就因為我提出需要協助，就二話不說地出現，甚至表現得非常非常好，好到令人感動的那種，這時就很慶幸，雖然很費神，但是正因為費神，我才有機會去看到每一個學生的優點，也能在需要協助時，迅速找到適合的人選。

明確排出「第一要務」，適時犧牲，別「完美主義」

以前跟著學校的細節做評鑑準備，常常有「做白工」之感。因為在事事求「完美」的過程，會發現長官們的要求開始盡在一些細節琢磨，但是大方向的策略卻一直搖擺不定，我當時就時常在心中吶喊「這是重點嗎？！」因此這次自評，由於學校無法掌握所有的「細節」，必須我們自己來，在準備佐證資料時，我採取的方式是先「梳理每一項指標的重點，具體指出要用的相關資料」，指標有許多重複，我為了地球好，因此提出「不要為了增加資料夾數量，複印相同內容的資料」，並從同中求異，盡量區分清楚每一項指標的代表性資料，讓協助的學生不致於2人做同樣的東西或是一直複印浪費資源，在這樣的策略下，資料夾數量較上一次評鑑時大量減少許多，但是我自己心裡覺得這樣的資料是踏實的。

再來是，把每一項任務排出重點順序，找出什麼是非要做不可的，什麼可以省略。例如：我們有做委員的桌牌，但是聆聽簡報的教師，我們製作了吊牌，但是請老師自由入座，減少一些枝枝節節的細節。海報製作，教室的原本要更新，但是因為展示區的為首要，所以在時間來不及，經費不足的情況下，我們以展示區優先。佐證資料夾以具體、重要的指標優先，抽象的指標不勉強製作虛幻的資料夾，倘若真的做不出來就不要勉強製作，誠實為上。

總結

為啥總結要特地寫總結勒！！哈哈～這個過程中，在某些時刻，其實我腦海時常浮現一個故事：

有四個人，這四個人的名字叫每人(everybody)、某人(somebody)、任何人(anybody)、和無人(nobody) 。有一件很重要的事要做，「每一個人」都認為「某人」應該做「每一個人」都有能力做，但卻「無人」去做它，「某人」生氣了，因為他認為這是「每一個人」的事。「每一個人」想「任何人」都可以做它。但「無人」瞭解到「每一個人」都不願意去做。結果是「每一個人」都責怪「某人」，卻「無人」去做「任何人」都可做的事。

雖然這個故事不是我過去特別有感觸的小故事，也不是造就我做事情依憑的依據，但是很可以表達出，為什麼許多時候我會下意識地選擇承擔，即使我知道會很辛苦，我知道會犧牲掉我自己的時間，但是我情願累一點，但是事情可以做好，也不想要因為覺得總有別人會做，而落得沒人做。所以我會願意在明就下班很晚回到家已經累到爆炸，還是主動幫那個無人認領的第5章來起頭然後很晚才睡，或是在沒有人力可以支援排版時，熬夜排版，到隔天上午9點才睡，卻又沒一會兒就要起床上班，但是我還是願意承擔，因為我想把事情做好。

（反正我不是第一次了～想當年明明就該準備考碩士班，也是因為同學一句話，說我不去當畢編，班上會沒有畢冊，我也就咬著牙接了，不過好心有好報，雖然準備考試的起步慢，但是吊車尾吊上了～）正因為我知道那一份承擔背後所代表的犧牲，所以我更感謝這個過程中付出的每一個人，有許多人犧牲了很多假期、自己的論文、考試，來成就這一件，其實連我有時都覺得不很重要的事情，所以我真的很謝謝各位！趕緊謝謝三大主力：

柳柳，雖然妳愛吃醋，又愛說我不讚美妳，都只讚美學妹，但是我不是不讚美妳～而是妳讓我很放心，放心到妳經手的事情我都覺得像是我自己做的一樣，如果不小心太視為理所當然真不好，但是其實我超～～及信任妳的！

小麥，雖然妳每次的哇哇叫都讓我印象很深刻，因為你的嗓門真是超大的，但是一邊哇哇叫，一邊把事情做好，且明明就做得很好！讓我覺得你根本就不需要哇哇叫阿！明就很有能力！

韋婷，我要謝謝你的犧牲時間，謝謝羅先生被迫把你借給我們。當年妳是我第一個看上的服務學習學生（好害羞的用詞唷！），等於妳是我第一個手把手拉拔長大的工讀生，幸好妳真的很爭氣，大家都很看好妳，而辦公室需要妳時，妳也義不容辭地出現，要畢業了，真的令人捨不得～

再來讚美義氣相挺的芳岐，端午連假整個犧牲來幫忙，每一次都說下午可能有事，結果都幫到下午快晚上才走，是不是有那麼感人！還工作效率高到學姊吃醋爭寵～嘖嘖～

評鑑當天幫我掌控工讀生的天圓，妳做得很好～幫我把工讀生的工作解讀得很清楚，傳達得很好，謝謝！

kiki，我感謝妳的付出，幫我趕出設計稿，我真的覺得妳很有才華唷！

凱文，反正我對你就是，你是有情有義的好凱文可以形容了，雖然我有時一急就會對你很兇，但是你千千萬萬不要拋下我們阿阿阿～

其餘族繁不及備載，只能說，我非常非常感謝幫我的每一個人，真的！不管是學生或是老師或是行政人員，互相打氣抱怨的也好、提醒我場地、器材借用的也是～都是很感謝～

（自評結束後的忙碌讓這一篇感想拖了好幾天，但是再不生出來我一定會忘記！）